Przestań walczyć z pożarami produkcyjnymi i zacznij budować systemy ognioodporne

W ciągu ostatnich trzech miesięcy miałem dwa zlecenia na gaszenie pożarów. Nie, nie zostałem strażakiem amatorem. Gaszenie pożarów nazywam strategią produkcyjną, w której brakuje orientacji na proces. Branża poligraficzna jest pełna firm, w których pracują strażacy. Łatwo jest zauważyć kulturę gaszenia pożarów. Przynajmniej raz dziennie coś idzie nie tak. Ktoś, być może menedżer, staje się strażakiem. W miarę jak strażacy próbują zidentyfikować przyczynę problemu, przesłuchują pracowników, próbując ustalić, kto popełnił błąd. Istnieją trzy główne problemy związane z procesem gaszenia pożaru: morale, wydajność i kosztowne błędy.

Podczas gdy strażak może czuć się podekscytowany po tym, jak coś naprawi, inni nie. Pracownicy często zgłaszają, że są "zestresowani" procesem gaszenia pożaru, ponieważ wina przechodzi z jednej osoby na drugą, co powoduje obniżenie morale. Zwykle cierpi na tym produktywność, ponieważ wiele osób w procesie przestaje pracować, podczas gdy strażak próbuje zidentyfikować pierwotną przyczynę. Wydziały z kulturą walki z pożarami zazwyczaj popełniają więcej błędów, co powoduje więcej przeróbek i marnotrawstwa. Najwyższy odsetek marnotrawstwa, jaki zaobserwowaliśmy, to 25% sprzedaży, a najwyższy koszt związany z marnotrawstwem to 600 000 USD/rok.

Ponieważ czas i koszt gaszenia pożarów stale rosną, kierownictwo wyższego szczebla zaczyna zwracać na to uwagę. Dekadę temu pytanie brzmiało: "Czy tak pracują inne firmy?". Po ukazaniu się bestsellerowej książki Jima Collinsa Good to Great, pytania zmieniły się na dwa popularne sformułowania z tej książki, takie jak: "Czy mamy właściwych ludzi w autobusie?" i "Czy siedzą na właściwych miejscach?". Prosta odpowiedź brzmi "nie", że nie tak odbywa się produkcja w wiodących firmach. Gaszenie pożarów nie jest najlepszą praktyką; jest to podejście nieprocesowe, które nie naprawia procesu przepływu pracy. Alternatywą dla gaszenia pożarów jest kultura zapobiegania pożarom. Zapobieganie pożarom wymaga więcej cierpliwości, ponieważ proces wymaga więcej czasu na opracowanie i uwzględnia wkład pracowników. Zapobieganie pożarom to podejście zorientowane na proces, w którym poszukuje się rozwiązań poprzez tworzenie Standardowych Procedur Operacyjnych (SOP). Jeśli pojawia się nowy problem, identyfikowana jest przyczyna źródłowa i zmieniane są SPO, aby zapewnić, że ten sam problem nie pojawi się ponownie. Celem jest zmiana procesu, a nie tylko naprawa jednego zadania. Aby zidentyfikować, czy przepływ pracy jest procesowy czy nieprocesowy, należy odpowiedzieć na trzy poniższe pytania. 1. Jak często występują problemy produkcyjne? 2. Czy po stworzeniu rozwiązania istnieje formalna pisemna procedura dokumentująca i komunikująca to pracownikom? 3. Czy po rozwiązaniu problemów, pojawiają się one ponownie? Jeśli odpowiedziałeś: raz na dzień lub dwa; nie ma formalnych pisemnych procedur; lub problemy powracają - wtedy gasisz pożar. - – Howie Fenton jest wiceprezesem usług konsultingowych dla IMG. Pomaga on zakładom produkcyjnym mierzyć, identyfikować i rozwiązywać problemy operacyjne. Aby dowiedzieć się więcej o mierzeniu wydajności, porównywaniu się z liderami, zwiększaniu produktywności i podnoszeniu swojej wartości, wyślij e-mail na adres hfenton@imgresults.com.